Dicas

12 técnicas simples, mas eficazes, para acelerar o trabalho no Excel

Muitas vezes tem que lidar com o MS Excel? Então não perca uma porção de dicas sobre como otimizar o trabalho neste programa.

Adicione rapidamente novos dados a um gráfico

Se para o seu diagrama já construído, novos dados aparecerem na pasta que precisa ser adicionada, você pode simplesmente selecionar um intervalo com novas informações, copiá-lo (Ctrl + C) e colá-lo diretamente no diagrama (Ctrl + V).

Preenchimento Instantâneo (Preenchimento Flash)

Esse recurso só apareceu na versão mais recente do Excel 2013, mas vale a pena atualizar para a nova versão com antecedência. Suponha que você tenha uma lista de nomes completos (Ivan Ivan Ivanovich), que você precisa transformar em abreviaturas (Ivanov I.). Para realizar essa conversão, você só precisa começar a escrever o texto desejado na coluna adjacente manualmente. Na segunda ou terceira linha, o Excel tentará prever nossas ações e realizar processamento adicional automaticamente. Você só terá que pressionar a tecla Enter para confirmar, e todos os nomes serão convertidos instantaneamente.

Da mesma forma, você pode extrair nomes de e-mails, colar o nome dos fragmentos, etc.

Copie sem quebrar formatos

É muito provável que você conheça o marcador de preenchimento automático "mágico" - uma cruz preta fina no canto inferior direito da célula, puxando o que você pode copiar o conteúdo da célula ou a fórmula para várias células de uma só vez. No entanto, há uma nuance desagradável: essa cópia geralmente viola o design da tabela, já que não apenas a fórmula é copiada, mas também o formato da célula. Isso pode ser evitado se, imediatamente depois de puxar com uma cruz preta, clicar na marca inteligente - um ícone especial que aparece no canto inferior direito da área copiada.

Se você selecionar a opção "Copiar somente valores" (Preencher sem formatação), o Microsoft Excel copiará sua fórmula sem formato e não estragará o design.

Exibindo dados de uma planilha do Excel em um mapa

A versão mais recente do Excel 2013 tem a capacidade de exibir rapidamente seus dados geográficos em um mapa interativo, por exemplo, vendas por cidade, etc. Para fazer isso, vá até a "App Store" na guia Inserir e instale o plug-in do Bing. Maps. Isso pode ser feito através de um link direto do site, clicando no botão Adicionar. Depois de adicionar um módulo, você pode selecioná-lo na lista suspensa "Meus aplicativos", na guia "Inserir" (Inserir), e colocá-lo na sua planilha. Resta selecionar suas células de dados e clicar no botão Show Locations no módulo de mapas para ver nossos dados.

Se desejado, nas configurações do plugin, você pode selecionar o tipo de gráfico e as cores a serem exibidas.

Transição rápida para a folha desejada

Se em seu livro o número de planilhas exceder 10, será difícil navegar nelas. Clique com o botão direito do mouse em qualquer um dos botões de rolagem da folha no canto inferior esquerdo da tela.

Um índice aparecerá e você poderá ir para qualquer folha desejada instantaneamente.

Você também pode criar em uma planilha separada um índice com hiperlinks. É um pouco mais complicado, mas muitas vezes mais conveniente.

Converter linhas em colunas e voltar

Se você já teve que mudar manualmente as células de linhas para colunas, então você apreciará o seguinte truque:

  1. Realce o intervalo.
  2. Copie-o (Ctrl + C) ou, pressionando o botão direito do mouse, selecione "Copiar" (Copiar).
  3. Clique com o botão direito na célula onde deseja inserir dados e selecione uma das opções especiais de inserção no menu de contexto - o ícone "Transpor".

Nas versões mais antigas do Excel, não existe tal ícone, mas você pode resolver o problema usando uma inserção especial (Ctrl + Alt + V) e escolhendo a opção "Transpor" (Transposição).

Lista suspensa na célula

Se pretende inserir valores estritamente definidos do conjunto permitido (por exemplo, apenas "sim" e "não" ou apenas da lista de departamentos da empresa, etc.), isso pode ser facilmente organizado usando a lista suspensa:

  1. Selecione a célula (ou intervalo de células) em que deveria haver tal restrição.
  2. Clique no botão Validação de dados na guia Dados (Validação).
  3. Na lista suspensa "Permitir", selecione a opção "Lista".
  4. No campo "Origem", especifique o intervalo que contém as variantes de referência dos elementos, que serão posteriormente descartados à medida que você digita.

Truques avançados da mesma série: uma lista suspensa com preenchimento, listas suspensas relacionadas, uma lista suspensa com uma foto, etc.

Mesa Inteligente

Se você selecionar um intervalo com dados e na guia Página inicial, clique em "Formatar como uma tabela" (Página inicial - Formatar como tabela), então nossa lista será transformada em uma tabela "inteligente", que (exceto uma coloração listrada) conhece muitas coisas úteis:

  • Alongar automaticamente ao adicionar novas linhas ou colunas a ele.
  • As fórmulas inseridas serão automaticamente copiadas para a coluna inteira.
  • O limite dessa tabela é automaticamente corrigido durante a rolagem e inclui botões de filtro para seleção e classificação.
  • Na guia Design que aparece (Design), você pode adicionar uma linha de totais com cálculo automático a essa tabela.

Sparklines

Minigráficos são gráficos em miniatura desenhados diretamente nas células, que exibem graficamente a dinâmica de nossos dados. Para criá-los, clique no botão "Gráfico" (Linha) ou "Histograma" (Colunas) no grupo "Minigráficos" na guia "Inserir". Na janela que é aberta, especifique o intervalo com os dados numéricos iniciais e as células em que você deseja colocar sparklines.

Depois de clicar no botão "OK", o Microsoft Excel irá criá-los nas células especificadas. Na guia Design (Design), você pode personalizar ainda mais a cor, o tipo, a exibição de valores mínimos e máximos, etc.

Recuperar arquivos não salvos

Sexta-feira Noite. O tão aguardado fim da semana de trabalho de choque. Ansioso para o resto, você fecha o relatório que estava ocupado com a última metade do dia e, na caixa de diálogo que aparece, "Salvar alterações no arquivo?" De repente, por algum motivo, pressione "Não".

O escritório vazio anuncia seu grito de cortar o coração, mas é tarde demais - as últimas horas de trabalho foram para a cauda do cachorro e, em vez de uma noite agradável com os amigos, você terá que recuperar os perdidos.

De fato, há uma grande chance de corrigir a situação. Se você tiver o Excel 2010, clique em "Arquivo" - "Recente" (Arquivo - Recentes) e encontre o botão Recuperar pastas de trabalho não salvas no canto inferior direito da tela. No Excel 2013, o caminho é um pouco diferente: "Arquivo" - "Detalhes" - "Gerenciamento de versão" - "Recuperar pastas de trabalho não salvas" (Arquivo - Propriedades - Recuperar pastas de trabalho não salvas). Uma pasta especial será aberta das profundezas do Microsoft Office, onde as cópias temporárias de todos os livros criados ou modificados, mas não salvos, serão salvas nesse caso.

Comparando dois intervalos de diferenças e correspondências

Muitas vezes, ao trabalhar no Excel, é necessário comparar duas listas e encontrar rapidamente itens que sejam iguais ou diferentes. A maneira mais rápida e visual de fazer isso:

  1. Selecione as duas colunas comparadas (mantendo pressionada a tecla Ctrl).
  2. Selecione na guia Início - Formatação Condicional - Regras de Alocação de Célula - Valores Duplicados (Início - Formatação Condicional - Realçar Regras de Célula - Valores Duplicados).
  3. Selecione a opção "Exclusivo" na lista suspensa.

Bônus: outras maneiras de comparar dois intervalos e encontrar diferenças / correspondências.

Seleção (ajuste) dos resultados do cálculo para os valores requeridos

Você já pegou valores de entrada no cálculo do Excel para obter a saída de que precisa? Nesses momentos você se sente como um artilheiro intransigente, certo? Apenas algumas dúzias de iterações "undershoot - flight", e aqui está, o tão aguardado "hit"!

O Microsoft Excel poderá adequar-se a você de maneira mais rápida e precisa. Para fazer isso, clique na aba "Insert" do botão "What if?" E selecione o comando "Parameter selection" (Insert - What If Analysis - Busca de meta). Na janela que aparece, especifique a célula onde deseja selecionar o valor desejado, o resultado desejado e a célula de entrada que deve ser alterada. Depois de clicar em "OK", o Excel executará até 100 "disparos" para selecionar o total desejado com uma precisão de 0,001.

Se esta análise detalhada não cobrir todos os chips úteis do MS Excel que você conhece, compartilhe-os nos comentários!